Es común que todos se sientan cansados y agobiados por el día, y recurran a menudo a la típica frase: ‘no me alcanzan las horas del día’. El problema es, siempre, el para qué. Distribuir las horas y las tareas, aunque parezcan verdades de Perogrullo, es la primera recomendación de los especialistas en organización.

¿Qué es, acaso, ser productivo en tiempos donde los modos de vivir y consumir nos empujan a la interacción permanente con los deseos y realizaciones del otro? Las redes sociales, los celulares, Internet como fuente de conocimiento y, a la vez, inspiración, pueden ser también un problema de distracción. ¿Cuál es, entonces, el foco de la productividad?

Si los hábitos han cambiado pero el tiempo sigue siendo el mismo, la vida se torna compleja: para administrar ese bien escaso en que se ha convertido el tiempo, el principal aliado es el foco. Y para enfocar en cada tarea se debe dejar las otras de lado. ¿Cómo hacer para no tener en la cabeza aquello que no es la tarea principal? Dejarla anotada.

Con la evolución tecnológica el ser humano tiene una app a mano para todo, el problema -analizan especialistas de todo tipo- es que los celulares son, además de focos de distracción, generadores de ansiedad. La dopamina que libera cada interacción en redes sociales, o un mail que llega, obliga a que estemos siempre atados: si las tareas las tengo anotadas en el celular es probable que el mismo celular nos aparte de una tarea cuando vamos a consultar la lista.

Los consejos son históricos, pero siguen teniendo resultados asombrosos: apagá el celular, tené un calendario a mano, planificá hora por hora y poné las tareas claves o esenciales en tus momentos de mayor energía.

Martina Rua y Matías Fernández publicaron en 2017 un libro que es clave: La fábrica de Tiempo. Allí se ocupan de todo lo que venimos hablando y muestran que toda actividad, si está enfocada y subdividida en otras tareas, es más fácil. Y le rezan a las agendas. En sus palabras: “Agendá toda actividad que surja a futuro desde una reunión laboral hasta ese café o cerveza con un amigo del alma. Si se cancela o se cambia de fecha, volcalo en la agenda. Tratá de estimar una hora de comienzo y de finalización. De ahora en adelante podrás ver tu agenda y estar seguro de que estás diciendo que podés cuando realmente podés”.

No es nuevo, está claro, pero las prioridades se mezclan y siempre viene bien refrescarlo. La agenda, el concepto de anotar las tareas a realizar, se acuñó al menos en el siglo XVIII. Poco antes de que se popularizara su uso, cobraron fuerza los almanaques. La primera agenda en América, según el libro The Accidental Diarist: A History of the Daily Planner in America, de Molly McCarthy, la introdujo el vendedor de libros e imprentero Robert Aitken en 1773. Escocés, afincado en Pensylvania, Atkin tuvo un rol importante en aquellos años: difusor de las letras a partir de la imprenta, también es responsable de imprimir la primera Biblia en inglés en todo el territorio de los Estados Unidos. Cómo fuera, los libros le dieron trabajo, pero las agendas no tuvieron éxito comercial entonces.

Unos años más tarde en Europa se multiplicó el uso de libretas artísticas que, a la vez, comenzaron a ser utilizadas en hogares y sitios de trabajo para anotar y agendar tareas. Para el siglo XX el producto se masificó e intensificó con la consolidación de la sociedad moderna y su división de tareas. Llegarían, hacia finales de ese siglo, las agendas electrónicas -que quedaron obsoletas ante los celulares- y, para los tiempos que corren, un nuevo brío para aquellos que acuden al universo tangible y analógico para descansar su cabeza: la agenda. 

¿Y vos, anotaste lo que tenías que hacer antes de leer esto? Buscá tu agenda.